onlinemeeting

 

 

     Работните срещи са неизменна част от дейността на всяка фирма независимо от сферата на дейност.  Работна среща с ръководството или с клиент, работни срещи между екипите, работна среща по проект  - за всяка от тях важат едни и същи правила и техники за ефективност.

     

 

Кога трябва да организирате работна среща?

     Работна среща се организира, когато е необходимо:

-  да получите или предадете информация;

-  да обсъдите конкретен проблем и да намерите решение за него;

-  да се свържете с колега,партньор или клиент по текущ въпрос

За всички останали случаи можете да използвате други канали за комуникация-разговор по телефон, съобщение по електронна поща или  текстови съобщения.  В случаите, когато няма необходимост от такава среща, но вие все пак решите да я организирате- рискувате освен загубата на работно време  да загубите и търпението на другите участници.

 

 

5 техники за ефективна работна среща

За да проведете една наистина  ефективна  работна среща е важно да си припомним, че работна или не – срещата е процес. Като всеки процес, работната среща  има начало, пик и край. Следващите 5 техники ще ви помогнат да управлявате с лекота този процес:

 

 

1. Подгответе се

     Винаги бъдете добре подготвени за работните си срещи.

     Напишете план с опорните точки на срещата:

-  каква е причината за нея?

-  кои са  другите участници?

-  Какво очаквате като резултат ?

Нека презентации, таблици, документи и справки да бъдат готови и структурирани според  организационния план . Хаотичното ровене в документите  или файловете не допринася за ефективното ви представяне.

 

 

2. Изберете хората,  които е важно да се включат

     Когато планирате работна среща отделете време за да изберете участниците в нея.

     Уверете се, че хората, чието време ще ангажирате са наистина заинтересовани и са част от проблема или биха ви помогнали адекватно за намирането на решението на проблема. Ако работната ви среща засяга дизайна на новите ви рекламни материали необходимо ли е участието на  инженерите по поддръжката?

 

 

3. Очертайте посоките за взаимодействие

     След представянето на причината за работната среща и ако е необходимо на избраните участници, представете кратко и ясно какви са очакванията ви към другите участници в нея:

-  дали е среща дискусия или  среща за сформиране на междинен екип?

-  кога участващите ще могат да се включат с въпроси и предложения?

-  колко време се очаква да продължи срещата?

-  На какъв интервал ще бъдат организирани почивките?

     Когато всички участници са запознати с плана за срещата вероятността да загубите вниманието им е много по-малка.

 

 

4. Избягвайте „темите убийци“

     „Темите убийци“ са тези въпроси, които са актуални, но не са част от конкретната работна среща. Засягането на такава тема измества фокуса на участниците и рискувате да навлезете в дълги разговори , които не водят до решение на конкретния въпрос, заради който сте събрали участниците.  Ако все пак такава тема бъде засегната – внимателно я отклонете за по-късен етап. Можете да я добавите като допълнителна точка за обсъждане на редовните ви срещи или да я обсъдите по време на почивката.

 

 

5. Финализирайте  срещата с кратко резюме

     Опишете решенията, до които сте достигнали заедно с участниците или въпросите чието разрешение предстои. В случай, че сте натоварили участник с конкретна задача можете да я повторите в края на срещата и да определите срок за изпълнението и. За да бъде срещата ви наистина ефективна е важно да я финализирате като повторите решенията, задачите , сроковете в кратко резюме, което да изпратите до всички участници.

 

 

6. Направете го онлайн

     Няма грешка, това е нашата специална техника за наистина ефективни работни срещи!

     За тези, които трябва да организират и проведат  работна среща независимо от това къде се намират участниците:

-  Отидете на бързи работни срещи

-  Организирайте среща и поканете участници

-  Проведете работната си среща

     Онлайн  работните срещи  са бързи, ефективни и ви дават пълната свобода да контактувате с колеги и партньори, където и да се намирате, когато и да ви потрябват!

Scroll to top